5 Zeitmanagement Mythen & ihre Alternativen

Bist du mit deinem Zeitmanagement zufrieden?  Bist du gut darin?

Deine Antwort wird wahrscheinlich eher zum Nein tendieren… Wenn doch – herzlichsten Glückwunsch, du hast herausgefunden, was für dich funktioniert und bist daher effektiv und vor allem glücklich, nicht nur nach getaner Arbeit sondern auch dabei.

Was ich bei vielen meiner Coaching Klienten entdecke, ist das sie Zeitmanagement Glaubenssätze mit sich herumtragen, ohne sie auf ihre Wahrhaftigkeit oder ihre proklamierte Allgemeingültigkeit zu prüfen.

Daher nehme ich mir heute für diesen Blog Artikel 5 Zeitmanagement und Produktivität Mythen heraus, die mir immer wieder begegnen und auch für einige von uns gut funktionieren.  Aber eben nicht für alle. Wenn auch du mit diesen ‚Weisheiten‘ nichts anfangen kannst oder dich ständig ärgerst, dass du es nicht hinkriegst, dann schau doch mal ob eine der Alternativen für dich besser ist oder besser noch, probiere selbst durch Trial & Error aus, was es ist, dass du brauchst, um mit Sinn und Freude zu arbeiten.

1.) Mach das Schlimmste, das Unliebsamste zuerst.

Wir sind so stolz, wenn wir uns zu etwas überwunden und gezwungen haben.  Ich bin mir nicht sicher, dass das wirklich etwas ist, worauf wir stolz sein sollten.

Warum das nicht immer funktioniert:

• Manche fangen dann gar nicht erst an, weil das Unliebsamste nicht wirklich motivierend ist.

• Dieser Ratschlag beinhaltet den Glauben, dass Arbeit etwas Schlimmes ist, das es nur weg zu erledigen gilt. Wirklich?  Schnell weg damit.  Kein Wunder, dass es künstliches Motivationstraining braucht und Schweinehund Schlachten gibt, um dann überhaupt was zu (er-)schaffen.

Alternativen:

• Fang mit dem an, worauf du am meisten Lust hast  – da ist die Energie bereits, da sind die Ideen, da ist schon der Flow und du musst das alle später nicht extra künstlich erzeugen.

• Überdenke das Schlimme: Willst du es wirklich tun?  Nur weil etwas unangenehm ist, ist es noch nicht unbedingt nötig und wichtig.

• Versuche die unangenehme Aufgabe wegzustreichen. Was passiert dann? Welche Argumente in dir kommen zu ihrer Verteidigung?  Was ist deine wirkliche Motivation für diese Aufgabe? Steuererklärung – du möchtest nicht wegen Steuerverweigerung ins Gefängnis?  Zahnarzttermin – du möchtest ohne Zahnschmerzen und mit angenehmem Lächeln leben?  Ein Akquise Anruf – du möchtest von deiner ausgewählten Arbeit leben und damit deinen Lebensunterhalt bestreichen?  Mache dir den wahren Grund für eine Aufgabe bewusst.  Wenn der Grund nicht wirklich greift, streiche die Aufgabe einfach.  Weil man es so macht oder weil du es eben besser als andere kannst, reichen nicht wirklich, um dich davon zu überzeugen – sonst hättest du es ja bereits getan…

2.) Stehe früh auf und fang an.

Ich frage mich immer wieder, wie zu Zeiten, wo die Erforschung von individuellem Biorhythmus und Chronobiologie  gut bekannt ist, solche allgemein gültigen Ansagen des frühen Vogels immer noch verbreitet werden.  Später sind auch noch genügend Würmer für alle Vögel da und manchen von uns geht es gar nicht um Würmer.

Warum das nicht immer funktioniert:

• Weil nicht alle von uns Morgenmenschen sind.

• Weil es manchmal unsere äußeren Umstände und Situationen nicht zu lassen – kleine Kinder, Kitaöffnungszeiten, Schichtarbeit, Zeiten des öffentlichen Nahverkehrs von dem manche von uns abhängig sind…

Alternativen:

• Lerne deinen eigenen Biorhythmus kennen.  Etwas Beobachtung und vor allem viel Ausprobieren helfen dir auf jeden Fall, dich selbst besser kennen zu lernen und deinen Tag optimal nach deinem Typ und Präferenzen zu planen.

• Wenn es dir aufgrund von Kindern, Job etc. nicht möglich nach deiner eigenen inneren Uhr zu leben, versuche es dir trotzdem so angenehm wie möglich zu machen. Langes Frühstück im Bett geht nicht wegen deiner kleinen Kinder.  Vielleicht geht aber eine halbe Stunde gekuschelt im Bett vorlesen, um einen sanfteren Start in den Tag zu haben.  Egal, wie du dich windest – morgens um 6.30Uhr schon auf dem Weg zur Arbeit sein, ist einfach nicht dein Ding. Aber vielleicht sind ein Croissant und ein Krimihörspiel dein Ding und tun dir gut, weil du um diese Zeit ganz viel gut-tun brauchst.

3.) Beginne den Tag mit Sport

Das ist so eine Mischung aus 1. und 2. – unangenehmes und früh am Tag.

Warum das nicht immer funktioniert:

• Weil wir verschiedene Biorhythmen haben siehe 2.

• Weil für uns alle Sport eine unterschiedliche Bedeutung hat – für manche geht es um Gesundheit, für andere ist es wichtig sich körperliche Attraktivität zu bewahren, und manche von uns lieben es einfach sich zu bewegen und ihren Körper zu spüren.

Alternativen:

• Warum muss Sport etwas unangenehmes sein, das nur zur Selbstoptimierung genutzt wird? Wir alle haben den Wunsch nach Bewegung und vielleicht ist die Bikinifigur für den Sommer einfach nicht dein Wunschziel (auch wenn viele um dich herum davon ausgehen, dass das auf jeden Fall und bei allen zieht) und es reicht dir eine gemütliche Runde mit dem Hund durch den Park zu laufen ohne daraus gleich Power-Walking zu machen. Und vielleicht brauchst du auch ein Um-die-Häuser Flitzen, weil du sonst zu hibbelig wirst. Sport als Bewegung muss sich gut anfühlen und vor allem zu dir passen. Worauf hast du Lust?

• Frühmorgens als erstes mit dem Hund durch den Park um langsam zu dir zu kommen, in der Mittagspause um die Häuser flitzen, um das lange Stillsitzen auszugleichen oder einfach abends den Zumba Workshop mit Freunden, um das Leben laut und wild zu genießen… Du weißt genau, was dein Körper braucht und wann es ihm gut tut – höre drauf und du brauchst dich gar nicht zu zwingen.

4.) Schreibe dich morgens als erstes frei.

Diese Weisheit hat seit Julia Camerons Morgenseiten Methode nun auch den Sprung aus dem Kreativen Schreiben in die Allgemeinheit der Produktivität Regeln geschafft.  Morgens als erstes drei Seiten frei Hand sich die Seele aufs Papier schreiben.

 Warum das nicht immer funktioniert:

• Schon in meiner Zeit als Uni-Dozentin für kreatives Schreiben, habe ich viele StudentInnen erlebt, die daran verzweifelt sind. Zum einen weil es manchmal einfach äußere Umstände unmöglich machen (dem Vater eines kranken Babys, das die Nacht nur herumgetragen schlafend verbracht hat, zu sagen, dass er doch eine halbe Stunde früher aufstehen soll, um… ist einfach nur Humbug).

• Zum anderen weil auch laterales, ideenschöpfendes, chaotisch-freies Denken seine eigene Zeit in unserem Biorhythmus hat. Für manche von uns fängt der Tag einfach mit analytischem, linearen, entscheidungstreffendem Denken an – ich bin eine davon…

Alternativen:

• Finde kreative Lösungen für dich. Mein eigenes ideenfindendes Denken findet von 17-22 Uhr statt – genau die Zeit, die ich mit meinen Kindern verbringe. Also habe ich alte Wandkalender mit den leeren Rückseiten nach vorn in der Wohnung verteilt und notiere Ideen, Skizzen, Fragen wann und wo sie sich bei mir melden. Jederzeit. Wenn’s doch mehr ist nutze ich das Voice Memo meines Handys und rede und rede und rede – manchmal auch über Kinder-Löwen-Imitationen hinweg. Selbstverständlich habe ich auch ein regelmäßiges System, diese Ideen dingfest zu machen und in Aufgaben, Texte oder neue Projekte zu verwandeln – das passiert bei mir dann morgens, wenn meine Kill-your-darlings Lektorin Laune, wirklich nur das Beste durchlässt. Aber kein Problem – Ideen habe ich ja genug…

• Wenn du deine Zeiten kennst – lege dir bestimmte Aufgaben in die entsprechende Tageszeit. Den meisten Aufgaben tut es sehr gut in laterales und lineares Denken aufgeteilt zu werden – erst kommen die Ideen, dann die Entscheidungen. Beides zu vermischen tut nie gut – Ideen werden im verfrühten Stadium verworfen, unfertige Ideen zu schnell implementiert…

5.) Mache dir einen Plan und bleibe dabei.

Pläne, Strategien, Ziele!!!  Habe alles im Griff! Sei allzeit auf alles vorbereitet – zur Not konsultierst du eben deine gläserne Kugel, um auch ja alles schon vorher gewusst zu haben und ja über nichts die Kontrolle zu verlieren. Und wenn das Leben selbst dann doch wieder (und wieder) deine Pläne durchkreuzt, hast du eben versagt!

Warum das nicht immer (eigentlich nie so) funktioniert:

• Weil das Leben ein großer Faktor X ist und du gar nicht alles, jederzeit im Griff und auf dem Terminplan haben kannst. Im besten Fall macht ein geplatzter Plan einfach nur schlechte Laune – im ungünstigsten Fall bestätigte Versagerängste.

Alternativen:

• Heißt das gar nicht zu planen? Nein – aber es hilft zu wissen, dass ein Plan vor allem dich vorbereitet und nicht die Zukunft. Als Wanderin lese ich die Landkarte bevor ich losgehe und schaue dann aber auf den Weg vor meiner Nase, sonst stolpere ich schnell mal über eine Baumwurzel, die garantiert nicht in der Karte verzeichnet ist.  Auch sind Pläne wie Landkarten immer in einer Vergangenheit der Gegenwart entstanden – Dinge ändern sich. Biber überfluten Wanderwege, Auftraggeber ziehen sich wieder zurück, Kinder werden krank, deine Bedürfnisse ändern sich. Bleibe an dem dran, was ist, nicht an dem was laut Plan sein sollte…

• Ein Plan bereitet dich vor – versuche mal nur einmal pro Woche deine Aufgaben zu planen und dann nach innerer To-Do-Liste zu arbeiten. Du hast dich beim planen konzentriert, hast Entscheidungen getroffen, Prioritäten gesetzt.  Es ist in dir verankert. Was passiert, wenn du allein darauf vertraust, dass du das, was Wichtig ist auch weißt? Wenn du dich nicht mehr dran erinnerst, ist es vielleicht auch nicht wichtig.  Dies wird übrigens mein Mai-Experiment werden…

• Plane 3 Hauptaufgaben für den Tag und verbuche den Rest als Wäre-schön-wenn. So schaffst du Raum für den Faktor X des Tages und vor allem auch deine Lust und Laune…

Ich möchte hier keine neuen Allgemeingültigkeit aufstellen, sondern dich vor allem einladen, Systeme und Weisheiten bezüglich deines Zeitmanagements zu hinterfragen und danach zu prüfen, ob sie zu dir passen.

Wenn es für dich gut funktioniert, das Unliebsame zuerst am Tag zu machen – dann ist das eben so, wie du es machst, weil es für dich Sinn ergibt.

Wenn aber für dich Zeitmanagement vor allem Frust bedeutet, dann ist es vielleicht Zeit, dein ganz eigenes intuitives Zeitmanagement aufzustellen.   Vielleicht helfen dir bereits die Alternativvorschläge aus diesem Blog Artikel.

Vielleicht braucht es auch mehr und du denkst darüber nach bei mir ein Coaching zu buchen.  Ruf einfach an und wir besprechen bei einem kostenlosen Erstgespräch deine Situation und Bedürfnisse.  Mein besonderes Walk & Talk Coaching am Müggelsee ist auch eine wunderbare Art Bewegung aus Spaß an der Freude zu leben…

Links

Quick-Check für dein intuitives Zeitmanagement (Podcast mit Infografik Download)

Zeitmanagement ist nicht nur eine Methode. Zeitmanagement ist immer persönlich. (Podcast)

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