Teil 7: Was kann Minimalismus für deinen Zeitreichtum im Business tun?

Teil 7 der 7 Basics des intuitiven Zeitmanagements

Manche würden jetzt vielleicht von gewonnener Zeit sprechen, aber ich glaube, dass die Zeit ja eh schon deine war und ist und du sie daher gar nicht erst gewinnen brauchst.  Du gibst sie nur nicht her für Dinge, Aufgaben, Methoden und Termine, die es dir einfach mal nicht wert sind.

Minimalismus hat viele verschiedene Gründe der Anziehungskraft:  Von der Glorifizierung des Leidens (Askese) bis hin zum Wunsch nach mehr Mobilität und auch finanzieller Freiheit, weil Zeugs nun mal Geld kostet in der Anschaffung, in der Erhaltung und Unterbringung und auch in der Entsorgung…  In diesem Artikel geht es mir darum, was Minimalismus für dein Business tun kann. Und selbstverständlich hat der materielle Minimalismus auch hier große finanzielle Vorteile.

 

Zeugs…

Damit meine ich all die Büromaterialien und Gerätschaften,  die sich in und um deinen Arbeitsplatz herum so ansammeln:  Klebezettel in jeder Form und Größe, Stifte, Stifte, Stifte, Etiketten, Druckerpapier in jeder Farbe und Qualität, Pinnwand, Whiteboard, Magnettafel, A1 Jahreskalender, Wochenkalender auf dem Schreibtisch, Filofax daneben, Faxgerät, Scanner, Laserdrucker, Farbdrucker, Laminierer, Zettelblock, Büroklammern, Locher, Tacker…

Welche fünf Bürotools verwendest du am häufigsten?

Was würde passieren, wenn du alles in Kisten packst?  Alles außer dein Top 5?  Und immer nur das herausholst, was du gerade brauchst.  Reichen dir die fünf vielleicht sogar?

Verwendest du sowieso immer einen Tacker, aber hast ein trotzdem einen Vorrat an Büroklammern, der deine ganze Nachbarschaft mitversorgen könnte?

Du schreibst sowieso immer nur mit dem gleichen Kugelschreiber, weil der einfach am besten in der Hand liegt, hebst die anderen aber auf für falls…?

Du verwendest nie Klebezettel, weil du immer alles an die Magnetwand anbringst, aber Klebezettel gehören nun mal in ein ordentliches Büro?

Nimm dir für diesen Versuch soviel Zeit, wie du magst – eine Woche, einen Monat, ein Jahr. Wieviel (ge-)brauchst du wirklich?  Und das reicht.  Auch wenn du nicht MacGyver bist, der mit einem Kaugummi und einer Büroklammer (ja, gut, hebe dir eine für alle Fälle im Portemonnaie auf) die Welt rettet – so reichen dir vielleicht nur 10% deiner Arbeitsmaterialien, weil du eh nicht mehr nutzt.

Lass den Rest los – Freecycle, Verschenkebox, Kita oder Schule.  Du hast mehr Platz, du hast und behältst deine Zeit, weil du dir die täglichen Entscheidungen sparst, was du wofür benutzt (du benutzt eh immer das gleiche!), und auch die Zeit alles aufzuräumen, anzuschaffen, zu reparieren, zu putzen…

 

Apps, Software, Online Tools

Wieviele Apps, Software und Online Tools besitzt du? Also gekauft, abonniert, heruntergeladen, aufgespielt…?  Ohne nachzusehen, versuche mal eine komplette Liste zu erstellen.

Welche davon benutzt du?  Wofür?  Wieder ohne nachzusehen…

Schreibe 10 auf, die du erworben hast ohne sie (mehr oder je) zu nutzen.  Schau ruhig nach…

Welche 10 nutzt du am häufigsten?

Kennst du all ihre Funktionen?  Hast du dir Zeit genommen, sie im Detail kennenzulernen durch Webinare, Videos, Blogartikel, Onlinekurse?  Wieviel Zeit verschwendest du jedesmal, wenn du das Tool nutzt, aber steckenbleibst, weil du eben nicht genau weißt, wie es funktioniert, sondern dich einfach mal voranpirschst nach gut-Glück.

Welche magst du einfach nicht, nutzt sie aber, weil sie halt viel Geld gekostet haben?

Welche würdest du gern besser bedienen können?  Wer könnte dir dabei helfen?

 

Bücher, Onlinekursmaterial, Freebies…

Wie viele Bücher stehen in deinem Regal? Schätze mal und versuche dann so viele Titel wie möglich aufzuschreiben und dann noch einen Satz zum Inhalt.  Auch wenn du das Buch noch nicht gelesen hast, du hast es ja gekauft oder sonst wie in deine Sammlung aufgenommen.

Was passiert mit all den Freebies, die du dir herunterlädst und den (kostenlosen) Onlinekursmaterialien?

Was ist dein Freebie-Ritual?  Herunterladen, ausdrucken, ein bißchen lesen, weglegen für später (wo ist denn das ‚weg‘ und wann genau ist ‚später‘?)

Oder bleiben sie im Download Ordner auf deinem Computer, den du schon gar nicht mehr aufmachst?

Oder bist du sogar so genau und legst sie gleich in den Weiterbildungsordner ab und wirst ihn durchgehen, wenn du mal Zeit hast?

Ich sage dir nichts Neues:  die wirst du so nie haben.

Und selbst wenn du in die Situation kommst, dass du das Material mal brauchst (z.B. weil jetzt endlich dein Podcast ansteht), weißt du schon gar nicht mehr, was du dazu alles schon gesammelt hast und recherchierst deswegen neu.  Im Internet. Nicht in deinen Ordnern auf dem Computer oder gar im Ordnerregal oder Bücherschrank.

Alternativen?

• Wenn du etwas herunterlädst, nimm dir sofort Zeit es durchzulesen und/oder zu bearbeiten. Du hast dafür keine Zeit?  Dann ist jetzt auch nicht der richtige Zeitpunkt, es herunter zu laden.
• Wenn du dich für ein Webinar anmeldest – nimm dir extra die Zeit dafür frei.  Am besten, wenn es live ist – davon hast du einfach am meisten. Oder eben so bald als möglich für das aktive Anschauen der Aufzeichnung. Wenn es diese Zeit für dich nicht gibt, dann melde dich gar nicht erst an.
• Bücher – kaufe erst ein neues Buch, wenn du das jetzige fertig gelesen hast. Und lies dann das gekaufte sofort.  Wechsle dich ab zwischen neuem Buch und einem Buch aus deinem Regal.  Nimm dir Zeit zum lesen.  Wenn du keine Zeit hast zum lesen, warum kaufst du dann Bücher? Du brauchst keine extra To-do-Liste in deinem Bücherregal inklusive extra schlechtem Gewissen, was du sonst noch so alles nicht schaffst.

 

Mein extra Tipp:  verringere deinen Bücherbestand auf Bücher, die du wirklich noch lesen wirst oder wieder lesen wirst. Gib allen anderen eine zweite Chance mit jemand anderem – verkaufe oder verschenke, was bei dir einfach keine Chance hat.

• Freecycle – Städtespezifisches Verschenkenetztwerk

• Amazon – hohe Verkaufsgebühren, aber schnell auffindbar für Käufer, die es suchen, daher schnellerer Verkauf.

• Ebay – geringere Verkaufsgebühren als Amazon, aber nicht so schneller Verkauf, da für jede Suchanfrage alle Angebote aufgelistet werden.

• Re-buy – super für eine Menge Bücher, die du schnell und unkompliziert loswerden möchtest.  Mit der Smartphone App kannst du sogar den Strichcode einscannen und schon hast du ein Angebot. Paket packen und kostenfrei verschicken, Geld überweisen lassen.  Auch wenn du oft viel weniger erhältst als beim Verkauf bei Amazon oder Ebay, so ist es doch ideal für das schnelle Ausmisten und bei weitem weniger zeitintensiv.

• Dein eigenes lokales Netzwerk – z.B. Nebenan oder eine WhatsApp oder FB Gruppe, die du selbst ins Leben gerufen hast.

• Oder einfach eine Verschenkebox auf der Strasse, wo viele Menschen vorbeikommen.

• Etwas ganz Besonderes ist Bookcrossing – hier kannst du Bücher mit speziellen Aufklebern und einer Nummer versehen, sie ‚freilassen‘ und dann online ihre Reise weiter verfolgen – wer ein Buch findet, gibt seine Nummer und Standort online ein.

• Mein persönlicher Favorit für Bücher, bei denen ich mir nicht sicher bin, ob ich sie nicht doch eines Tages… Ich spende sie meiner lokalen Bibliothek.  So haben andere Zugriff drauf und ich auch. So gut wie jederzeit.

 

To-do-Liste

Wann und wie mistest du dein To-do-Liste aus?

Schreibst du sie jede Woche neu und siebst so aus, was nicht mehr nötig ist?

Oder addierst du einfach immer was Neues dazu und weg kommt eigentlich nur etwas, wenn es erledigt ist?  Deine To-do-Liste schaust du eigentlich gar nicht mehr an, weil du das alles sowieso nie in einem Leben schaffen könntest?  Sie zieht nur wie das ewige schlechte Gewissen ihre Bahnen um dich herum, ohne je den Boden der Machbarkeit auch nur zu berühren?

Hast du ein ausgeklügeltes To-do-Projektmanagement System wie Todoist, Trello oder Evernote? Ist es vielleicht so ausgeklügelt, dass dich das Management des Systems mehr Zeit kostet, als es dir mehr Zeit durch Vereinfachung und Übersicht bringt?

Wenn du dich von deiner To-do-Liste oder deinem Projektmanagement System erschlagen fühlst probiere mal was von diesen Alternativen:

• 50-25-12-3 – hier geht es darum, dass du die Unmenge von möglichen Aufgaben auf 3 herunterdestillierst, die du dann auch tust.

• 3 x 3 x 3 – ähnlich wie die vorherige Methode, nur dass du hier 3 Bereichen in deinem Leben momentane Priorität gibst, dann in jedem dieser 3 Bereiche 3 Hauptprojekte benennst und zu jedem dieser drei Hauptprojekte eines Bereichs die nächsten drei Schritte/Aufgaben. Etwas Neues kommt erst hinzu, wenn ein Platz freigeworden ist – durch Erledigung oder durch Wegstreichen.  Wenn etwas neues Dringendes hinzukommt, dann muss ein Bereich, Projekt oder eine andere Aufgabe weichen.  Du konzentrierst dich nur hierdrauf.

• Wenn du To-Do-Listen jede Woche neu überträgst und das Unerledigte mitwandert, dann gib jeder Aufgabe nur 3x die Chance, in eine neue Woche übertragen zu werden. Dann muss sie erledigt sein oder wird gestrichen.  Manchmal ist Streichen einfach die beste Lösung.  Probier’s mal.  Wenn es doch in dir kämpft für diese Aufgabe, dann schau mal genau hin, was es ist.  Das ist deine Motivation dahinter.  Nutze sie und  erledige die Aufgabe.

• Stell dir vor du oder dein Kind wird krank (oft musst du dir das ja gar nicht vorstellen…) und es geht nur das Nötigste. Was ist das Nötigste? Fang damit an.  Den Rest kannst du unerledigt lassen und wirst es gut überleben.

 

Termine, Verabredungen, Events

Welchen Filter hast du installiert, bevor du dich für etwas anmeldest, bei FB auf Ich gehe hin klickst oder einfach zusagst?

Welche Fragen stellst du dir, bevor du einen Termin in deinen Kalender einträgst?

…und dich dann überladen fühlst, zu spät kommst, nie Zeit hast oder nirgendwo wirklich bist?

Probier’s mal hiermit:

Fragen an neue Verpflichtungen – 2 von 3:

• Sinn: Glaube ich daran?  Entspricht dieser Termin meinen Werten?  Möchte ich das unterstützen?  Halte ich es für gut und wertvoll?  Ist es mir wichtig?

• Vergnügen: Bin ich leidenschaftlich dabei? Tut es mir gut?  Freue ich mich darauf?  Tue ich mir selbst damit einen Gefallen?

• Zeit: Ist jetzt der richtige Zeitpunkt?  Habe ich jetzt genügend Freiraum in mir dafür?  Ist es jetzt eine Priorität?  Kann es auf ein anderes Mal verschoben werden?

Wenn du mindestens 2 von diesen 3 Bereichen mit Ja beantwortest, dann nimm den Termin auf.

Wenn du aber nur hingehst, um jemand anderem einen Gefallen zu tun oder weil man es halt so macht oder du müsstest, solltest aber gerade einfach mal früh ins Bett, weil die letzten Nächste viel zu kurz waren – dann lass es bleiben.  Dann hat das einfach gerade keine Priorität.

 

Und nun?

Im Terminkalender stehen nur noch Dinge, die dir wirklich wichtig sind.  Deine Schubladen und dein Schreibtisch beherbergen nur noch Dinge, die du auch nutzt.  Du kennst alle Bücher in deinem Regal und  weißt auch, was in den verschiedenen Ordnern auf deinem Computer zu finden ist und wofür es gut ist. Du konzentrierst dich nur auf die wichtigsten Aufgaben.  Du nutzt online Tools und Software gezielt und stehst endlich mit ihnen in tiefer Freundschaft statt ständigem Konflikt.

Minimalismus hat für mich vor allem etwas mit Qualität statt Quantität zu tun und schafft damit Ruhe und Zufriedenheit um mich herum und in mir.  Und damit komme ich auch zu dem, was ich wirklich in diese Welt bringen möchte mit meiner Arbeit…

 

Impulse für dich

1.) Was von den oben genannten Dingen spricht dich sofort an?  Hast du Lust, sofort etwas davon umzusetzen? Dann los – nutze den Enthusiasmus jetzt.  Er kommt in dieser geballten Form so schnell nicht wieder.  Was ist der kleinste machbare Schritt?

2.) Woran hälst du fest, obwohl du weißt, dass es eigentlich überflüssig ist?  Warum?  Reicht dir der Grund?  Auf welche Art behindert dich das Überflüssige?  Was würde dir eine Vereinfachung ermöglichen?

3.) Was würdest du gern minimieren und vereinfachen, hast aber keine Ahnung, wie?  Wo könntest du dir Begleitung und Inspiration holen?  Wer könnte dich dabei unterstützen?

 

 

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Die 7 Basics des intuitiven Zeitmanagements:

1. Disziplin, Schweinehunde und zusammengebissene Zähne? Nö, bringt nix…
2. Was brauchen deine Aufgaben von dir?
3. Biorhythmus – arbeite mit dir statt gegen dich
4. Von Krähen und Schmetterlingen und deinem eigenem Arbeitsstil
5. Regelmäßige Check-ins statt große Pläne
6. Ein lustiges sich voran Experimentieren statt geballte Ladung Veränderung
7. Was kann Minimalismus für deinen Zeitreichtum im Business tun?

 

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