Alles, was du direkt und vielseitig anwenden und einsetzten kannst: Check-Listen, Werkezeuge, Strategien, praktische Tipps, Methoden…

Teil 5: Regelmäßige Check-ins statt große Pläne

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Teil 5 der 7 Basics des intuitiven Zeitmanagements

 

Check-ins sind nicht nur ein Powertool, um dir deine Vision wieder vor Augen zu führen und dich damit zu motivieren, dieses Ziel auch zu erreichen.  Check-ins sind auch einfach eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustands in dir und um dich herum, um dann daraus die Strecke zu deinem Ziel neu zu berechnen.

 

I’m an experienced mapmaker and a stumbling traveler.

Brene Brown

 

Wisst ihr, was mein Leben wirklich gut kann? Mich immer wieder überraschen. Es ist egal, wie gut ich plane, wie lange im Voraus, wen ich mit einplane – ES KOMMT IMMER ANDERS!!!

Bianca Katzer auf FB

 

Meine eigene Geschichte des perfekten Plans und des Lebens, was sich nicht drum geschert hat ist kaum ein halbes Jahr her.  Nach einer Auszeit im März zog ich los auf meinen monatlichen Strategie-Wandertag.  Damals umrundete ich Stück für Stück Berlin auf dem 66-Seen Weg.

In der Auszeit waren mir viele Dinge klar geworden, die ich nicht mehr machen wollte und vor allem wusste ich, worauf ich mich jetzt in voller Kraft konzentrieren wollte. Noch im April wollte ich endlich meinen Onlinekurs auf die Beine stellen…

Dazu hatte ich einen Plan mit klaren Prioritäten und feinen übersichtlichen ersten Schritten in Form von konkreten Aufgaben.  Sehr gut. In einem Rasthof machte ich mir eine graphische Übersicht und entschied, was ich noch in dieser Woche angehen würde. Fertig war der Strategieteil dieses Wandertags

Ich lief weiter mit warmem Kaffee im Bauch und einer ganz klaren Vorstellung, wie es jetzt für mich weiter ging.

Und dann bekam ich eine Nachricht auf mein Handy.  Auch das allein ist in den Brandenburger Wäldern keine Selbstverständlichkeit, wo der Empfang sehr minimalistisch angelegt ist.  Aber diese Nachricht schaffte es zu mir…

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Teil 4: Von Krähen und Schmetterlingen und deinem eigenem Arbeitsstil

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Teil 4 der 7 Basics des intuitiven Zeitmanagements

 

Einer der Hauptgründe, warum viele nicht an ihr eigenes Zeitmanagement Talent glauben, ist, dass sie ihren Arbeitsstil als zu chaotisch einschätzen.  Zu unlinear.  Zu wenig nach Plan.  Ohne erkennbares Konzept. Mal hier, mal da.  Und so ist man doch einfach nicht effektiv. Oder?

 

Stell dir vor, du musst das Zeug in deiner Wohnung für einen Umzug zusammen packen.  Umzugskisten gibt es genug. Jetzt muss alles nur noch irgendwie rein.

 

Die Krähe

Jetzt könntest du von Zimmer zu Zimmer gehen und einen Karton vor einem Regal oder Schrank aufstellen und vollpacken. Wenn der Karton voll ist, kommt der nächste dran. Wenn das Regal leergeräumt ist, ziehst du weiter zu dem daneben und so weiter. Manche von uns packen so und kommen damit super ans Ziel.  Umzugsunternehmen machen das auch so.

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Teil 2: Was brauchen deine Aufgaben von dir?

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Teil 2 der 7 Basics des intuitiven Zeitmanagements

 

Unsere Aufgaben verlangen von jedem von uns ganz Verschiedenes.  Was für die eine enorme emotionale Anstrengungen braucht, ist für den anderen vor allem ein körperlicher Kraftakt.  Daher ist es wichtig, dass du weißt, was deine täglichen Aufgaben dir abverlangen.  Vielleicht liegt genau da der Grund, warum du etwas immer wieder vermeidest…

 

Für manche ist es einfach nur ein bisschen Chillen am Abend mit Leuten.  Ja, man könnte auch aktives Netzwerken dazu sagen, aber da es ein entspanntes Zusammensein am Abend ist, mit Musik, Wein, gutem Fingerfood, ist es doch nicht wirklich Arbeit…  Nicht Arbeit im Sinne von Anstrengung, Fokus, Vorbereitung.

Für manche.

Und für andere ist es einfach nur super anstrengend, erfordert all ihren Fokus und braucht immense Vorbereitung.

In ihrem Artikel Warum ich mich auf Partys immer heimlich davonstehle beschreibt Henrike Möller ihr Erleben so:

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Das Mai Experiment – innere To-Do-Liste & Fazit

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Zeitmanagement Regel:  Schreib’s auf dann vergisst du es nicht und hast auch den Kopf frei. 

Das könnte eigentlich auch mit zu den ZM Mythen, da das Aufschreiben von Dingen eben auch nur bedingt was hilft… Eine überlange To-Do-Liste heißt noch lange nicht, dass wir das auch alles erledigen. Mit schlechtem Gewissen dran denken, ist kein Erledigen und auch nicht wirklich einen Kopf frei haben…

Manchmal vergesse ich Dinge, weil ich sie aufgeschrieben habe.  Da dümpeln sie dann vor sich her, mit all den anderen unerledigten Dingen, dich ich in 3 Lebzeiten nicht schaffen werde, also wird mein Kopf frei davon. Ganz frei im Sinne des Nie-wieder.

Und bei manchen Dingen ist das auch ganz gut so. Aber mitunter vergesse ich eben auch die wichtigen Projekte.  Die Hauptprojekte, für die ich mich entschieden habe.  Die verleben dann ihre Zeit als perfekt ausgeklügelte, in einzelne überschaubare Aufgaben aufgeteilte, strategie-fundierte Pläne, die nur noch ausgeführt werden müssen. Und da verlässt mich dann die Lust und das dran denken.

Nachdem ich den April mit genaustem Aufgabenmanagement verbracht habe, möchte ich nun wieder zurück zum Ungeplanten und Intuitiven meiner Arbeit und meinem monatlichen Experiment.  Daher werde ich im Mai nur einmal groß am Anfang des Monats und dann jeden Montag meine To-Do-Listen durchgehen und dann weglegen und frei-Schnauze arbeiten…

David Allen (GTD) meinte mal, dass wenn wir uns nicht an die Aufgaben erinnern, an unsere Prioritäten, dann sind es eben keine Prioritäten und uns nicht wirklich wichtig.

Puh… Ein bißchen Angst habe ich schon, dass Dinge unerledigt bleiben, die wirklich wichtig wären, dass ich den Überblick verliere, dass ich meine Zeit vergeude mit Unnützem, mein Geschäft ruiniere…  Ach die Angst hat viele Horrorfilme in petto.

Und trotzdem möchte ich wissen, wie es ist – ohne tägliche Begleitung meiner Aufgabenmanagement Software zu arbeiten und darauf zu vertrauen, dass ich schon wissen werde, was wichtig ist und was nicht.

Ich werde berichten…

 

Fazit:

Und das kam dabei raus…

  • Die erste Woche verbrachte ich in Panik etwas zu vergessen. Kein Wunder! Ich hatte ja einen Monat damit verbracht meine Aufgaben themengenau in die entsprechenden Wochentage zu sortieren.  Heraus kam ein sehr komplexes To-Do-Listen System und das Gefühl alles irgendwie im Griff zu haben. Und nun ganz ohne Listen oder zumindest ohne drauf zu schauen?
  • In der zweiten Woche rannte ich in die andere Richtung der Panik und machte kurzen Prozess – ich löschte mein gesamtes To-Do-Listen System.  Warum?  Vorher hatte ich ständig das Bild der detailgenauen langen Liste vor Augen und untersuchte meine fotografische Erinnerung nach sicheren Anweisungen was zu tun war.  Es war doch auf jeden Fall viel… Nun brachte mein fotografisches Gedächnis das Bild der gähnenden Leere meiner To-do-Liste hervor und mein Aufgaben Gedächnis musste sich neue Tricks einfallen lassen.

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5 Zeitmanagement Mythen & ihre Alternativen

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Bist du mit deinem Zeitmanagement zufrieden?  Bist du gut darin?

Deine Antwort wird wahrscheinlich eher zum Nein tendieren… Wenn doch – herzlichsten Glückwunsch, du hast herausgefunden, was für dich funktioniert und bist daher effektiv und vor allem glücklich, nicht nur nach getaner Arbeit sondern auch dabei.

Was ich bei vielen meiner Coaching Klienten entdecke, ist das sie Zeitmanagement Glaubenssätze mit sich herumtragen, ohne sie auf ihre Wahrhaftigkeit oder ihre proklamierte Allgemeingültigkeit zu prüfen.

Daher nehme ich mir heute für diesen Blog Artikel 5 Zeitmanagement und Produktivität Mythen heraus, die mir immer wieder begegnen und auch für einige von uns gut funktionieren.  Aber eben nicht für alle. Wenn auch du mit diesen ‚Weisheiten‘ nichts anfangen kannst oder dich ständig ärgerst, dass du es nicht hinkriegst, dann schau doch mal ob eine der Alternativen für dich besser ist oder besser noch, probiere selbst durch Trial & Error aus, was es ist, dass du brauchst, um mit Sinn und Freude zu arbeiten.

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Vereinfache deine Entscheidungen

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‚Erkläre dir selbst in einem Satz, warum du eine bestimmte Entscheidung getroffen hast.  Wenn man etwas in Worte fasst, werden komplexe Sachverhalte meistens klarer‘.

Edward de Bono, Psychologe und Bestsellerautor

 

Minimalismus kann nicht nur unseren Besitz vereinfachen, sondern kann sich bis auf unsere Arbeit, unsere Entscheidungen und unsere Gedanken ausdehnen und alles etwas mehr zur Ruhe kommen lassen.

Warum ist eine Übung zur Vereinfachung so lang?  Gemessen an der Zeit, die wir damit verschwenden uns nicht zu entscheiden, sondern uns von Option zu Option wehen lassen, ohne irgendwo anzukommen, ist diese Übung ziemlich kurz…

Die Übung stammt aus meiner Zeit als Schreibcoach und lässt sich wunderbar auf das Vereinfachen von wildem Gedanken Karussell und Entscheidungen übertragen.

 

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50 – 25 – 12 – 3: Ich könnte, ich sollte, ich würde, ich werde…

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Ich glaube an das glückliche Arbeiten. Ich glaube, dass wir nur dann wirklich unser Bestes geben und einbringen können. Wenn wir gestresst, uns selbst verbiegend und immer nur einer utopischen To-Do-Liste hinter hetzend durchs Leben ziehen, verbrauchen wir die meiste unsere Energie fürs Aushalten, fürs ständig auf Adrenalin sein und fürs Irgendwiehinkriegen und ständig in Angst, Sorge, Scham sein…

Alle anderen haben irgendwo heimlich gutes Zeitmanagement gelernt, nur wir nicht. Das Was unseres Arbeitens haben wir uns mit der Selbstständigkeit ja sehr genau ausgesucht. Aber das Wie hinkt immer hinterher, so wie wir unserem Zeitplan… Sollte es sich nicht von allein einstellen und einfinden? Jetzt machen wir doch, was wir immer wollten – wo bleibt denn da nur das Glück?

Glück ist immer beides zusammen: Sinn & Vergnügen. Klar kann das Eine mal kurzzeitig hinten anstehen, wenn das Andere gerade wichtiger ist. Aber im Großen und Ganzen sollte es ein Gleichgewicht ergeben. Bei der Selbstständigkeit schauen wir meist eher auf den Sinn und meinen, dass das Vergnügen ja daraus entsteht, dass wir uns diesen Luxus, diese Anmaßung ‚uns selbst zu verwirklichen‘ ja überhaupt leisten. Reicht es nicht, dass wir machen, Was wir wollen? Nein, das reicht nicht. Das Wie muss genauso authentisch, nachhaltig und lebensbejahend sein, wie wir selbst. Manche nennen das Wie Zeitmanagement…

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Fünf Schritte um eine komplexe Entscheidung zu treffen

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1. Finde die eigentliche Frage: Bevor die losrennst und die Situation mit möglichen Lösungen überschüttest, um so vielleicht hinterher herauszufinden, was das eigentliche Problem war, investiere lieber gleich Zeit und Mühe und finde heraus, worum es hier wirklich geht. Fragen sind nicht selbstverständlich. Sie sind Wegweiser zur Lösung.

Fang bei dem gewünschten Ergebnis an und arbeite rückwärts. Frage dich rückwärts. Somit verlierst du das eigentlich Ziel nicht aus den Augen.

 

2. Definiere deine Einflussfaktoren: Statt einfach nur alle Informationen wahllos einzusammeln, lege schon vorher bestimmte Ablagekörbe fest, in die du alles gleich einsortierst. Es sollten nicht mehr als 10 klare und leicht überschaubare Kategorien.

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